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Personnels administratifs

Les métiers des personnels administratifs des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire recouvrent des missions, des rôles et des compétences diversifiés :

Attaché d'administration, secrétaire administratif et adjoint administratif.

Attaché d'administration

  • Au sein du ministère de la justice, les attachés d’administration peuvent exercer les fonctions suivantes :
  • Responsable des services administratifs et financiers en établissement pénitentiaire,
  • Responsable administratif des ressources humaines et du contrôle de gestion dans un SPIP,
  • Responsable d’appui au pilotage territorial en direction territoriale de la protection judiciaire de la jeunesse,
  • Rédacteur, Acheteur, Chef de pôle ou Adjoint, en administration centrale.

Compétences requises

  • Capacité d'arbitrage
  • Conduite de projet
  • Capacité d'adaptation
  • Gestion d'équipe
  • Qualités relationnelles
  • Polyvalence

Recrutement

Pour devenir attaché d’administration, il est nécessaire de passer par un institut régional d’administration (IRA). Ces instituts forment en 12 mois les futurs fonctionnaires de catégorie A des services de l'État. Il en existe cinq : à Bastia, Lille, Lyon, Metz et Nantes. Les candidats choisissent l’IRA dans lequel ils souhaitent être formé au moment de leur inscription. Cela déterminera également leur région d’affectation lors de leur première prise de poste (les postes à Paris sont proposés dans l’ensemble des instituts).

Il existe trois façons d’intégrer un IRA :

Concours externe
Etre détenteur d’un diplôme de niveau bac + 3.

Concours interne
Etre fonctionnaire ou agent public depuis au moins 4 ans.

Troisième concours
Avoir une expérience d'au moins 5 ans dans le secteur privé, en tant qu'élu local ou en qualité de responsable d'une association (y compris bénévole).

A titre complémentaire, le ministère de la Justice recrute ponctuellement des attachés d’administration sans qu’ils aient à passer par les IRA. Le recrutement se fait par voie de concours externe, interne et troisième concours (conditions identiques aux concours IRA) et donne directement accès à un poste au ministère de la Justice. Des concours réservés sont également prévus pour les agents contractuels.

Evolution de carrière

Les attachés peuvent accéder, par la voie de la promotion interne, à des fonctions d’encadrement de niveau supérieur : directeurs de préfecture, administrateurs civils, sous-préfets, conseillers de tribunal administratif et conseillers de chambres régionales des comptes…

Ils peuvent également devenir attaché principal après avoir passé un concours interne.

Secrétaire administratif

En fonction de son poste, le secrétaire administratif peut participer à la gestion économique, financière ou administrative de son lieu d’affectation. Il est susceptible d’encadrer le personnel d’exécution. Il peut être amené à exercer les fonctions suivantes :

  • gestionnaire RH (personnel, concours, formation)
  • gestionnaire administratif et juridique des opérations immobilières
  • responsable d'un secrétariat, assistant de gestion
  • gestionnaire / assistant comptable et budgétaire, valideur Chorus, gestion financière des rémunérations
  • responsable de greffe pénitentiaire,  régisseur des comptes nominatifs
  •  rédacteur, adjoint au chef d'un pôle dans un service d'administration centrale.

Compétences requises

  • Rigueur
  • Organisation
  • Aisance rédactionnelle
  • Esprit de synthèse
  • Adaptabilité

Recrutement

Pour devenir secrétaire administratif, il existe trois possibilités :

Concours externe :
Etre titulaire du bac ou équivalent.
Deux épreuves écrites d'admissibilité (note de synthèse et dissertation sur un sujet d'ordre général), une épreuve orale d'admission (conversation avec un jury, puis interrogation sur un sujet choisi lors de l'inscription : droit constitutionnel, droit administratif, économie, finances publiques, histoire ou géographie).

Concours interne :
Fonctionnaire ou agent public depuis au moins 4 ans.
Deux épreuves écrites d'admissibilité (note administrative et questions sur un texte administratif), une épreuve orale d'admission (conversation avec un jury, puis questions permettant de vérifier la connaissance de l'environnement professionnel du candidat).

Troisième concours :
Avoir une expérience d'au moins 4 ans dans les domaines de la gestion administrative, financière ou comptable ou de la gestion des ressources humaines, en tant qu'élu de collectivité territoriale ou en qualité de responsable d'une association (y compris bénévole).

Evolution de carrière

Après plusieurs années en poste en tant que secrétaire administratif, il est possible de monter différents grades par examen interne, ou d'accéder au statut d'attaché d'administration par concours.

Adjoint administratif

L’adjoint administratif est en prise directe avec la réalité opérationnelle de son service.

Il peut exercer ses missions au sein de l’administration centrale, des établissements pénitentiaires, des services pénitentiaires d’insertion et de probation, des directions interrégionales de la protection judiciaire de la jeunesse, dans un tribunal, …

Il peut également travailler au sein des plateformes interrégionales. Il s’agit de services territoriaux, placés sous l’autorité du secrétariat général et composés de 4 départements (ressources humaines, informatique, immobilier, exécution budgétaire et comptable). Les 4 sous-directions du ministère de la justice sont concernées par les postes se trouvant en plateforme.

L’adjoint administratif peut être amené à exercer les fonctions de :

  • gestionnaire administratif (gérer les positions administratives, répondre aux demandes des agents, suivi de certains dossiers, rédaction d’arrêtés)
  • secrétariat (traitement du courrier, réponses téléphoniques, gestion des fournitures, organisation du classement)
  • économat (gestion financière du budget, gestion des frais de déplacement, des frais de changement de résidence, des frais de santé, des effets d’uniforme)
  • comptabilité (comptabilisation des opérations de trésorerie, états de rapprochement bancaire)
  • greffe (préparation et participation au CAP, exécution et suivi des décisions de la CAP, instruction des aménagements de peine, classement, archivage, courrier)
  • assistant gestionnaire CHORUS (mise à disposition des crédits, gestion des engagements juridiques, gestion des recettes, gestion des actifs, travaux de fin d’exercice)
  • enregistrement des procédures judiciaires.

Compétences requises

  • Rigueur
  • Organisation
  • Patience
  • Polyvalence

Recrutement

Il existe trois modes de recrutement pour devenir adjoint administratif (fonctionnaire de catégorie C) :

Le recrutement sur dossier :
Ouvert à tous, sans condition de diplôme, lorsqu'un avis de recrutement est publié sur le site Internet du ministère de la Justice.
Les dossiers doivent comporter une lettre de candidature et un curriculum vitae détaillé (formations suivies et emplois occupés). Les candidats dont les dossiers sont sélectionnés sont convoqués à un entretien. A l'issue des entretiens, la commission arrête, par ordre de mérite, la liste des candidats aptes au recrutement.

Le concours externe :
Ouvert à tous, sans condition de diplôme.
Deux épreuves écrites d'admissibilité (questions de compréhension de texte et courts exercices de vocabulaire, orthographe, grammaire et mathématiques), une épreuve orale d'admission (mise en situation professionnelle).

Le concours interne :
Fonctionnaire ou agent public depuis au moins un an.
Une épreuve écrite d'admissibilité (à partir d’un dossier de documents de 5 pages au maximum, rédaction d'une lettre administrative courante ou élaboration d'un tableau) et une épreuve orale d'admission (mise en situation professionnelle). 

Tous les modes de recrutement permettent de devenir fonctionnaire (catégorie C). Ils donnent accès aux mêmes postes. La seule différence se fait au niveau du salaire : les personnes recrutées sans concours commencent plus bas dans la grille de rémunération.